Tuskin löytyy kovin montaa julkista organisaatiota, joka ei
olisi mukana jossakin projektissa tai hankkeessa. Niihin osallistuminen on usein edellytys julkisen
rahoituksen saamiselle valtiolta tai EU:lta. Liikkeellä on myös entistä useampia
kehittäjiä ja konsultteja, joilla on osaamista laatia tutkimus- ja
kehittämissuunnitelmia ja löytää niihin rahoituslähteitä. Kunnat ovatkin olleet
viime vuosina aktiivisia hankkeiden ja projektien eteenpäin viejiä. Kasvavat
palvelutarpeet ja niukkenevat resurssit pistävät kunnat uudistamaan
toimintaansa, mikä on välttämätöntä ja myönteistä. Monilla työpaikoilla kuitenkin
kysellään, ovatko projektit ja hankkeet aina tehokkain tapa kehittää toimintaa.
Voisiko kehittämistä tehdä joskus kevyemmin keinoin esim. erilaisin kokeiluin
tai lähtien liikkeelle arkityössä nousevista kehittämistarpeista?
Projekteissa rahaa käytetään yllättävän paljon kaikkeen
muuhun kuin itse tavoitteeseen. Projekti täytyy suunnitella, hallinto perustaa,
istua erinäköisissä palavereissa ja laatia asiaankuuluvat raportit. Aikaa
kuluu, kun haetaan yhteisiä toimintatapoja ja neuvotellaan, miten rahat
kohdennetaan. Erilaisten projektien myötä kokoustaminen työpaikoilla onkin
lisääntynyt. Tilastokeskuksen mukaan suomalainen konttorityöntekijä käyttää
työajastaan keskimäärin 9,5 tuntia viikossa kokouksiin ja 6 tuntia niihin
valmistautumiseen. Silti peräti 40% kokee kokouksissa istumisen tehottomaksi.
Eikä tämä ole työnantajalle halpaa: kokousten ja niihin valmistautumisen
kustannus per työntekijä on viikossa keskimäärin 543 euroa. Pysäyttäviä lukuja.
Paljon peräänkuulutettua tuottavuuden nostoa olisi mahdollista saada aikaan
niinkin yksinkertaisin keinoin kuin kokouskäytäntöjä parantamalla ja turhia
palavereita karsimalla.
Projektit ovat saaneet hienon leiman, ikään kuin ne olisivat
jotain parempaa kuin organisaation varsinainen perustoiminta. Parhaimmillaan
projekti tuottaa uusia innovaatioita, ratkaisuja ongelmiin ja kohottaa kunnan
ja oman hallinnonalan imagoa. Pahimmillaan se vie ajan ja voimat varsinaisen
työn tekemiseltä. Projektien suurin ongelma on usein se, että ennen kuin
edellistä uudistushanketta on saatu vietyä kunnolla loppuun ja käytäntöön, organisaatioon
tuodaan uusia projekteja. Kunnissa kannattaisikin käyttää enemmän aikaa siihen,
mihin projektilla ylipäätään pyritään ja miten sen tuomat uudistukset
hyödyttävät varsinaista perustyötä.
Projektista laaditut raportit eivät sinällään kehitä työtä
tai toimintaa. Raportin ja sen sisältämien toimenpide-ehdotusten valmistumisen
jälkeen ollaan vasta alkutaipaleella. Johdon ja esimiehen vastuulla on, miten
toimenpide-ehdotukset juurrutetaan työyhteisöön. Tämä on kehittämishankkeen
vaativin vaihe. Juurruttamisvaihe vaatii johdolta ja esimiehiltä todellisia
esimiestaitoja, pitkäjänteisyyttä ja viisautta. On ymmärrettävää ja
inhimillistä, että tämä vaihe kiireessä lykätään tuonnemmaksi ja joskus jopa kokonaan
unohdetaan. Raporttien pölyttyminen hyllyssä voi kuitenkin olla kohtalokasta:
se vie helposti pohjan ja uskottavuuden tulevalta kehittämiseltä.
Projektien hyvyys tai huonous ratkaistaan ennen kaikkea
sillä, voidaanko projektista saatu tulos muuttaa pysyväksi toiminnaksi.
Projekti voi onnistua, jos jo suunnitteluvaiheessa kuunnellaan kohderyhmän
tarpeita. Vikaa ei olekaan itse kehittämisessä, vaan että kehittämisen terveet
peruslähtökohdat kehittämisinnossa joskus unohtuvat. Kaiken kehittämisen tulee
palvella ja kunnioittaa työn perusydintä ja – tarkoitusta.